указывается по необходимости, если текст более 4 - 5 строк. 2.3.6.2. До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. 2.3.6.3. Докладная записка оформляется на основе установленными Инструкцией форматами листа, не на бланке. 2.3.6.4. Докладная записка может начинаться с изложения сообщаемой информации: "Сообщаем Вам, что...". "Доводим до Вашего сведения, что...". "Считаем необходимым поставить Вас в известность о...". "Извещаем Вас о...". Докладную записку необходимо заканчивать словами: "Докладываем на Ваше решение". 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 3.1. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА 3.1.1. Основные принципы организации документооборота администрации города Рязани: - централизация операций по приему и отправке документов руководства администрации города Рязани; - распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут ; - организация предварительного рассмотрения поступающих документов; - исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; - однократность регистрации документов; - устранение необоснованных согласований проектов документов; - регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. 3.1.2. В администрации города Рязани применяется смешанная форма организации делопроизводства. При смешанной форме организации делопроизводства одна часть технологических операций по обработке документов - децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Документационное обеспечение структурного подразделения выполняется работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении. 3.1.3. Смешанная организация работы с документами предполагает разделение основных работ с документами между отделом документационного обеспечения управления делами аппарата администрации, отделом по обеспечению деятельности главы администрации, заместителей главы администрации управления делами аппарата администрации , исполнителями и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Разделение функций, а также ответственность управления делами, исполнителей и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, отражено в Регламенте электронного документооборота в администрации города Рязани. 3.2. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 3.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающих документов, поступающих в адрес администрации города Рязани, осуществляется в секторе документооборота и контроля входящей и исходящей корреспонденции отдела документационного обеспечения управления делами аппарата администрации . 3.2.2. Сотрудники сектора документооборота, сектора по работе с обращениями граждан осуществляют: - проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов; - сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации. Регистрация документов осуществляется согласно номенклатур дел сектора документооборота, сектора по работе с обращениями граждан; - выделение документов, адресованных в структурные подразделения администрации города Рязани для передачи документов непосредственно в структурное подразделение. 3.2.3. Все почтовые конверты, поступающие в адрес администрации города Рязани без указания конкретного адресата, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним на оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом углу проставляется отметка "Документ получен в поврежденном виде", "Получено без приложений". Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, а также конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и предложениями, заявлениями и жалобами граждан. 3.2.4. Входящие письма на имя руководства администрации города Рязани, независимо от канала их поступления , без указания конкретного адреса, а также международные документы, написанные на русском языке, подлежащие регистрации, передаются в отдел документационного обеспечения управления делами аппарата администрации. Письма, поступающие от юридических лиц, регистрируются в секторе документооборота; от физических лиц или юридических лиц, но затрагивающие вопросы рассмотрения обращений граждан, регистрируются в секторе по работе с обращениями граждан. Открытые письма . 3.2.5. Телеграммы принимаются непосредственно структурными подразделениями, которым они адресованы, а на имя руководства администрации города Рязани - сектором документооборота. 3.2.6. Извещения почтамта Министерства связи России и почтовые отправления наложенным платежом, на которые не был произведен заказ через администрацию города Рязани, не выкупаются. В этих случаях управление делами направляет извещение адресату, который обязан согласовать вопрос о получении и оплате с начальником управления делами и начальником управления - главным бухгалтером управления главного бухгалтера аппарата администрации. 3.2.7. Документы для структурных подразделений из сектора документооборота доставляются работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих подразделений. 3.2.8. Документы, поступившие в администрацию города Рязани до 17 час. 00 мин., проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении после 17 час. 00 мин. и в нерабочее время - на следующий рабочий день. 3.2.9. При обнаружении отсутствия документов, направленных в адрес администрации города Рязани и руководства администрации города Рязани по почтовой связи, сектором документооборота составляется акт в трех экземплярах . 3.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Результатом предварительного рассмотрения документа является направление документа на вынесение резолюции руководству администрации города Рязани согласно распределению должностных обязанностей, делегирования главой администрации своих отдельных полномочий, доверенностей администрации города Рязани. 3.4. РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 3.4.1. Отметка о поступлении документов проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу документа с указанием даты получения документа и входящего номера. При отсутствии свободного места для проставления оттиска штампа его проставляют на любом свободном от текста месте первой страницы документа. Нумерация порядковыми номерами осуществляется в пределах календарного года. 3.4.2. Регистрация документов осуществляется в СЭД согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани. 3.4.3. Маршрут прохождения документов в администрации города Рязани от момента его получения до исполнения представлен в приложениях N 17 - 19. 3.5. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ И ДОВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДО ИСПОЛНИТЕЛЕЙ 3.5.1. Порядок рассмотрения документов руководством администрации города Рязани определен с учетом установленного распределения должностных обязанностей между первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, заместителем главы администрации, руководителем аппарата; делегированием главой администрации своих отдельных полномочий; доверенностей администрации города Рязани; в соответствии со списком должностных лиц Рязанской области и города Рязани, депутатов, Героев Российской Федерации и Советского Союза, Почетных граждан города Рязани, переписку с которыми осуществляет исключительно глава администрации города Рязани, утвержденным распоряжением администрации города Рязани от 02.02.2015 N 131-р. 3.5.2. Поступающие письма передаются с использованием СЭД на рассмотрение руководству администрации города Рязани только после их регистрации согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани. 3.5.3. Документы с резолюциями руководства администрации города Рязани запрещается передавать, а также перепоручать их исполнение предприятиям, учреждениям и организациям. Подлинники документов, поступающие на имя руководства администрации города Рязани, подписываемые ими и отправляемые - остаются на хранении в секторе документооборота. 3.5.4. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель делает отметку в СЭД , когда и как решен вопрос, указывает дату. На документах или копиях, полученных для сведения и не требующих ответа, руководством администрации города Рязани в СЭД делается запись "Ответа не требуется, в дело". 3.6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТПРАВЛЯЕМЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 3.6.1. Ответственность за составление и оформление документа, согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами администрации города Рязани возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа. 3.6.2. Проекты документов администрации города Рязани готовятся на бланках установленной формы в двух экземплярах; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. 3.6.3. До передачи подготовленного проекта документа на подпись исполнитель проверяет его на наличие ошибок, содержание, правильность указания адреса, наличие необходимых виз и приложений к документу. Проект исходящего письма за подписью руководства администрации города Рязани представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он подготовлен. 3.6.4. Документы представляются на подпись руководству администрации города Рязани работниками их приемных. Срок подписания документов составляет не более 3 дней. 3.6.5. Докладные записки по вопросам, требующим решения руководства администрации города Рязани, представляются, как правило, после согласования их с заинтересованными структурными подразделениями. 3.6.6. Нормативные документы , не содержащие конкретных заданий, доводятся до всех заинтересованных предприятий, учреждений и организаций города Рязани путем рассылки их заверенных копий согласно списку на рассылку. 3.6.7. Документы, подписанные руководством администрации города Рязани, оформляются на отправку сектором документооборота. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, - соответствующими работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Структурные подразделения не имеют права отправлять за своими номерами документы, подписанные руководством администрации города Рязани, если иное не предусмотрено в соответствующих правовых актах. 3.6.8. Документы, назначение и содержание которых не требует пояснения , направляются без сопроводительных писем. 3.6.9. На документы, отправляемые за подписью руководства администрации города Рязани заказной корреспонденцией за границу, составляется список заказных отправлений в трех экземплярах, которая вместе с документами передается сектором документооборота в почтовое отделение. 3.6.10. До передачи документов на отправку работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан: - тщательно проверить правильность оформления документов с указанием полного почтового адреса, наличие подписей, виз и приложений; - на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан; - в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ. 3.6.11. Перед отправкой документов, подписанных руководством администрации города Рязани, работники сектора документооборота проверяют наличие соответствующих подписей, исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений, сортируют, упаковывают в конверты, определяют и проставляют стоимость отправления, ведут реестр и передают в почтовое отделение. Документы, оформленные с нарушением правил, к отправке не принимаются. 3.7. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ 3.7.1. Ответственность за организацию доставки корреспонденции, подписанной руководством администрации города Рязани, возложена на сектор документооборота. 3.7.2. Доставка документов в органы государственной власти, органы местного самоуправления, как правило, осуществляется средствами почтовой, курьерской и фельдъегерской и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек и других почтовых отправлений. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными в установленном порядке. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. 3.7.3. Доставка документов структурным подразделениям, предприятиям, учреждениям и организациям, расположенным в пределах пешеходной доступности, осуществляется путем нарочной передачи этих документов. Маршруты доставки документов путем их нарочной передачи разрабатываются сектором документооборота и согласовываются начальником управления делами. 3.7.4. С целью оперативности доведения документов до адресата в администрации города Рязани доставка документов осуществляется по каналам электронной связи посредством телеграмм, факсимильной связи, телефонограмм, сообщений по электронной почте. 3.7.5. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день; срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. 3.7.6. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение-исполнитель. 3.7.7. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование , проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. 3.7.8. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт. 3.7.9. Документы, подписанные руководством администрации города Рязани, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в сектор документооборота с указанием номера телефона-факса адресата. 3.7.10. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа , выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения; - запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; - подлежащий передаче документ учитывается в журнале учета документов, поступающих по каналам факсимильной связи без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; - факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 3.8. РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 3.8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 3.8.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями администрации города Рязани осуществляется исключительно с использованием СЭД, согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани. 3.8.3. Подготовка заверенных копий правовых актов администрации города Рязани, договоров , заключаемых от имени администрации города Рязани в рамках полномочий, установленных Уставом города Рязани, согласно списку рассылки осуществляется должностными лицами управления делами. Передача заверенных копий правовых актов администрации города Рязани, договоров , заключаемых от имени администрации города Рязани в рамках полномочий, установленных Уставом города Рязани, оформляется записью в журнале учета доставки служебной корреспонденции структурным подразделениям работником сектора документооборота и под расписку работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. 3.8.4. Процедура прохождения проектов договоров , заключаемых администрацией города Рязани, утвержденным распоряжением администрации города Рязани от 04.07.2014 N 1401-р. 3.9. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ И УЧЕТА ИНОСТРАННОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 3.9.1. В администрации города Рязани работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежными корреспондентами, осуществляет советник главы администрации, курирующий деятельность по взаимодействию с иностранными представителями, согласно должностной инструкции. 3.9.2. Поступающая в администрацию города Рязани иностранная корреспонденция и отправляемые документы за подписью руководства администрации, направляемые зарубежным корреспондентам, подлежат обязательной регистрации в секторе документооборота. 3.10. РАБОТА КОМИССИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ С ДОКУМЕНТАМИ 3.10.1. В процессе деятельности в администрации города Рязани могут создаваться комиссии . Состав, положение о деятельности комиссии утверждаются правовым актом администрации города Рязани. В состав комиссии в обязательном порядке входит председатель, заместитель председателя, члены комиссии и секретарь комиссии. 3.10.2. Секретарь комиссии ведет протокол заседания комиссии, осуществляет регистрацию, учет и контроль прохождения документации по работе комиссии, обеспечивает сохранность, формирует в дела с последующей передачей на архивное хранение документации, находящейся в его ведении. Секретарь комиссии является членом комиссии и имеет право заверять копии документов комиссии и подписывать выписки из протоколов заседаний комиссии. Наименования документов комиссии подлежат обязательному внесению в номенклатуру дел председателя комиссии. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения секретарь комиссии обязан передать все находившиеся у него документы члену комиссии, определенному председателем комиссии. При увольнении секретаря комиссии передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов. В случае прекращения работы комиссии секретарь комиссии формирует документы в дела, оформляет для последующей передачи на архивное хранение независимо от сроков хранения. 3.11. УЧЕТ И АНАЛИЗ ОБЪЕМОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА 3.11.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. 3.11.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих и создаваемых в администрации города Рязани, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. 3.11.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением делами и представляются руководству администрации города Рязани в установленном порядке в виде справок статистического и аналитического характера. 3.11.4. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших и созданных в администрации города Рязани за определенный период времени . Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа . Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным сектора множительной техники отдела документационного обеспечения управления делами аппарата администрации для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. 4. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ 4.1. РАЗРАБОТКА И ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 4.1.1. Формирование документального фонда администрации города Рязани осуществляется управлением делами путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение. 4.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации города Рязани. Документальный фонд администрации города Рязани составляют документы, созданные в администрации города Рязани и полученные в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. 4.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения Устава города Рязани, организационной структуры администрации города Рязани, положений о структурных подразделениях, штатного расписания, "Основными правилами работы архивов организаций", "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящей Инструкцией, а также документов, образующихся в администрации города Рязани, их видов, составов и содержаний, на основании которых в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения. 4.1.4. В администрации города Рязани составляются номенклатуры дел структурных подразделений ; номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с отделом муниципального архива управления делами аппарата администрации, отделом документационного обеспечения управления делами аппарата администрации, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел документационного обеспечения управления делами аппарата администрации. Номенклатура дел структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с отделом муниципального архива управления делами аппарата администрации, отделом документационного обеспечения управления делами аппарата администрации, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в главное архивное управление Рязанской области на согласование экспертно-проверочной комиссии главного архивного управления Рязанской области . 4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в отдел документационного обеспечения управления делами аппарата администрации. Сводная номенклатура дел администрации города Рязани составляется отделом документационного обеспечения управления делами аппарата администрации из номенклатур дел структурных подразделений и согласуется экспертной комиссией администрации города Рязани . Методическую помощь при составлении номенклатуры дел администрации города Рязани оказывают отдел муниципального архива управления делами аппарата администрации, ЭК, работник государственного казенного учреждения "Государственный архив Рязанской области" - куратор администрации города Рязани. Один раз в 5 лет номенклатура дел администрации города Рязани согласовывается с ЭПК ГАУ РО. Номенклатура дел администрации города Рязани, подписанная начальником управления делами, утверждается главой администрации города Рязани после ее согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. В случае изменения функций и структуры администрации города Рязани номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГАУ РО. Номенклатура дел администрации города Рязани готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело отдела документационного обеспечения управления делами аппарата администрации, 2-й используется в отделе документационного обеспечения управления делами аппарата администрации как рабочий экземпляр, 3-й применяется в отделе муниципального архива управления делами аппарата администрации, 4-й - в отделе комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства государственного казенного учреждения "Государственный архив Рязанской области". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в отделе документационного обеспечения управления делами аппарата администрации в электронном виде. 4.1.6. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 22 Инструкции. 4.2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ИХ ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ 4.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения хранения. 4.2.2. В администрации города Рязани действует смешанный принцип формирования дел: дела руководства администрации города Рязани - в управлении делами, дела структурных подразделений - в структурных подразделениях. Методическую функцию в вопросах формирования дел осуществляет отдел муниципального архива управления делами аппарата администрации. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен превышать 10 дней. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, являются ответственными за осуществление формирования дел в структурных подразделениях; определение места хранения документа . Отдел документационного обеспечения управления делами аппарата администрации, отдел муниципального архива управления делами аппарата администрации осуществляют контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверкой их наличия и состояния. 4.2.3. Правила формирования дел в структурных подразделениях, учета дел и организации их хранения приведены в приложении N 23 Инструкции. 4.3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 4.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 4.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города Рязани создается постоянно действующая ЭК и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно главой администрации города Рязани или начальником структурного подразделения. Положения об ЭК администрации города Рязани, об ЭК структурных подразделений, являющихся источниками комплектования государственного казенного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области", представляются на подпись руководству администрации города Рязани или руководству структурных подразделений только после согласования с ЭПК ГАУ РО. 4.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, совместно с экспертной комиссией структурного подразделения под методическим руководством отдела муниципального архива управления делами аппарата администрации. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города Рязани. 4.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного . 4.3.5. По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела администрации города Рязани подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение . Оформление дел проводится на местах их регистрации, а именно: работниками управления делами и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем отдела муниципального архива управления делами аппарата администрации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного подлежат частичному оформлению. 4.3.6. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме ; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 4.4. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ 4.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению . Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт . Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей администрации города Рязани . 4.4.2. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период . Согласованные ЭК акты утверждаются главой администрации города Рязани только после утверждения ЭПК ГАУ РО описей дел постоянного хранения. После утверждения главой администрации города Рязани актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку . 4.5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 4.5.1. В отдел муниципального архива управления делами аппарата администрации передаются дела постоянного, временного хранения, включая дела по личному составу. Передача документов на архивное хранение производится по утвержденным описям дел. Дела постоянного и временного хранения передаются в отдел муниципального архива управления делами аппарата администрации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения . 4.5.2. Передача дел на архивное хранение осуществляется по графику, составленному отделом муниципального архива управления делами аппарата администрации и согласованному с руководителями структурных подразделений и отделом документационного обеспечения управления делами аппарата администрации. Прием дел производится работником отдела муниципального архива управления делами аппарата администрации в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела . 4.5.3. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются на архивное хранение работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив . При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 4.6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ В администрации города Рязани работа с электронными документами осуществляется в соответствии с Регламентом электронного документооборота в администрации города Рязани. 5. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 5.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях администрации города Рязани осуществляется на основании поручений по исполнению документов руководства администрации города Рязани, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц. 5.2. Структурное подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки , срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. 5.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства администрации города Рязани, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения. 5.4. Должностные лица структурных подразделений администрации города Рязани в процессе исполнения документа осуществляют: - сбор и обработку необходимой информации; - подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в администрации города Рязани; - согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; - доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования ; - в необходимых случаях - подготовку списка ; - представление проекта документа на подпись руководству администрации города Рязани, руководству структурных подразделений; - определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. - подготовку к пересылке адресату. 5.5. В случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем по исполнению поручения является тот исполнитель, который указан первым в резолюции , либо тот, который в СЭД отмечен восклицательным знаком. 5.5.1. Функции ответственного исполнителя: - собирает информацию с соисполнителей и обобщает ее; - в соответствии с поручением, указанным в резолюции, готовит проект документа; - первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель несет ответственность за его содержание и оформление; - собирает согласующие визы с соисполнителей; - имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения; - следит за сроками исполнения соответствующего поручения; - представляет проект документа на подпись руководителю структурного подразделения; - осуществляет передачу согласованного со всеми заинтересованными должностными лицами и организациями проекта документа работнику приемной руководства администрации города Рязани для дальнейшего его подписания у соответствующего руководителя администрации города Рязани; - осуществляет передачу подписанного документа работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении для подготовки подписанного документа к пересылке адресату . В случае подписания документа руководством администрации города Рязани, подготовку к пересылке документа осуществляет сектор документооборота. В случае, если резолюция руководства администрации содержит поручение соответствующему структурному подразделению: "Дать ответ заявителю...", то руководитель структурного подразделения подписывает и направляет ответ заявителю на бланке письма структурного подразделения, минуя согласование проекта ответа у руководства администрации города Рязани. Предоставление руководителю администрации города Рязани, давшему поручение, для списания исполненного документа в дело не требуется. Руководитель администрации города Рязани, давший поручение или являющийся ответственным за контроль , снимает поручение с контроля путем проставления фактической даты исполнения поручения в СЭД. 5.5.2. Функции соисполнителей в подготовке проекта документа: - обязаны за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока, указанного в резолюции руководства администрации города, руководителя структурного подразделения, предоставить ответственному исполнителю информацию в части касающейся; - осуществляют контроль за своевременным предоставлением проектов документов ответственному исполнителю. 5.6. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания , о дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 6. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением изображения герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, иных печатей и штампов в администрации города Рязани описан в Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, иных печатей и штампов, утвержденном Постановлением администрации города Рязани от 06.04.2010 N 1224. 7. КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ 7.1. Выполнение копировально-множительных работ в администрации города Рязани производится централизованно управлением делами, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях. Копированию и тиражированию подлежат только документы служебного характера. 7.2. Работниками управления делами копируются служебные документы по заказам структурных подразделений. 7.3. Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата А3. 7.4. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений и согласовывается с начальником управления делами. 7.5. Брошюровку растиражированного документа осуществляет структурное подразделение - заказчик. 7.6. Документы, находящиеся на временном хранении в управлении делами, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения начальника управления делами. 7.7. Работники управления делами при копировании документов несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинниками выдаются заказчику. 7.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Учет выполненных копировально-множительных работ ведется в соответствующих журналах структурных подразделений. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат. 8. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ И ДОКУМЕНТОВ 8.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 8.1.1. Основными задачами контроля исполнения поручений и документов в администрации города Рязани являются: - обеспечение выполнения поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений; - систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений руководства администрации города Рязани и организации работы с документами; - обеспечение соблюдения установленного в администрации города порядка работы с документами, определенного настоящей Инструкцией. 8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "Контроль". 8.1.3. Контроль за исполнением поручений и документов включает в себя: - постановку документа на контроль; - доведение документа до исполнителя; - проверку хода и установленных руководством администрации города Рязани сроков исполнения; - направление ответственным исполнителем отчетной информации о выполнении поручения в рамках установленного документом срока в адрес лица , на которое возложен контроль; - снятие с контроля и направление исполненного документа в дело; - учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений о состоянии исполнительской дисциплины. 8.1.4. Контроль за исполнением документов и поручений руководства администрации города Рязани осуществляется управлением делами аппарата администрации. 8.1.5. Ответственность за качество исполнения поручений главы администрации города Рязани несут исполнители, обозначенные главой администрации города Рязани в своем поручении , а именно: первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата, структурные подразделения, непосредственно подчиненные главе администрации города Рязани, согласно структуре администрации города Рязани, утвержденной решением Рязанской городской Думы от 22.01.2015 N 9-II. Ответственность за качество исполнения поручений первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата несут исполнители, обозначенные ими в своих поручениях , а именно: руководители структурного подразделения. Ответственность за качество исполнения поручений руководителей структурных подразделений несут исполнители, обозначенные ими в своих поручениях , а именно: работники структурных подразделений. Ответственность за несвоевременность исполнения поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений несет структурное подразделение, нарушившее сроки исполнения поручения. 8.1.6. Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата: - организуют и осуществляют контроль за своевременным выполнением документов, контроль за выполнением которых на них возложен; - организуют и осуществляют контроль данных ими поручений; - осуществляют контроль за своевременной подготовкой докладов, отчетов, предложений и проектов документов для представления их главе администрации города Рязани, в сторонние организации, а также за своевременностью представления структурными подразделениями по подчиненности планов мероприятий по устранению недостатков, связанных с неисполнением и ненадлежащим исполнением поручений; - по необходимости организуют проверку своевременности и качества выполнения поручений и документов и принимают меры по устранению недостатков работы с ними; - систематически проводят совещания по вопросам исполнительской дисциплины, контроля и проверки исполнения документов в структурных подразделениях, принимают меры к повышению коэффициента исполнительской дисциплины, своевременному и качественному выполнению поручений главы администрации города Рязани. 8.1.7. Управление делами аппарата администрации осуществляет контроль за исполнением: - поручений руководства администрации города Рязани, данных по результатам рассмотрения служебной корреспонденции, обращений граждан; - поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях; - поручений, данных руководством администрации города Рязани по исполнению правовых актов Губернатора и Правительства Рязанской области, главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы; - поручений главы администрации города Рязани, данных в ходе протокольных мероприятий ; - поручений, требующих исполнения и содержащихся в договорах, соглашениях администрации города Рязани, а также контроль исполнительской дисциплины в администрации города Рязани. Управление делами аппарата администрации: - проверяет своевременность исполнения поручений руководства администрации города Рязани. В случае выявления недостатков и упущений в исполнении поручений руководства администрации города Рязани информирует об этом заместителя главы администрации, руководителя аппарата; - принимает меры по улучшению качества работы исполнителей по выполнению поручений руководства администрации города Рязани и вносит соответствующие предложения заместителю главы администрации, руководителю аппарата; - систематически представляет справочно-аналитическую информацию главе администрации города Рязани о состоянии работы с поручениями и документами, поставленными на контроль; - оказывает консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в организации контрольной работы. 8.1.8. Руководители структурных подразделений: - организуют и осуществляют контроль за сроками и качеством выполнения направляемых им на исполнение документов и поручений руководства администрации города Рязани; - организуют и осуществляют контроль за сроками и качеством выполнения документов, направляемых непосредственно в структурное подразделение; - осуществляют подготовку и представление по запросу управления делами аппарата администрации сведений по всем вопросам, касающимся выполнения поручений руководства администрации города Рязани, документов, поступающих непосредственно в структурное подразделение; - рассматривают документы и поручения руководства администрации города Рязани по мере их поступления, своевременно с использованием СЭД доводят эти поручения и документы до непосредственных исполнителей; - организуют и осуществляют контроль за сроками исполнения поручений в подведомственных муниципальных предприятиях, учреждениях и организациях; - систематически проводят оперативные совещания по вопросам улучшения исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. 8.1.9. Контроль за исполнением поручений и документов осуществляется с использованием СЭД с момента постановки их на контроль согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани. 8.1.10. Управление делами аппарата администрации ежемесячно осуществляет подготовку и рассылку справок-напоминаний исполнителям о документах, поручениях, подлежащих исполнению в текущем месяце, на электронном или бумажном носителях, в электронном виде - если исполнитель является пользователем СЭД, и на бумажном носителе, если исполнитель не подключен к СЭД. Управление делами аппарата администрации может осуществлять рассылку справок-напоминаний исполнителям, не подключенным к локальной вычислительной сети администрации города Рязани, используя электронную почту. 8.2. СНЯТИЕ ПОРУЧЕНИЯ И ДОКУМЕНТА С КОНТРОЛЯ 8.2.1. Документ снимается с контроля после выполнения всех поручений в полном объеме. Снять с контроля документ имеет право то должностное лицо, которое поставило его на контроль или на которое контроль возложен. Документ считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. 8.2.2. В целях анализа исполнения документов и устранения причин их неисполнения и несвоевременного исполнения работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, работники приемных руководства администрации города Рязани регулярно, с использованием СЭД, представляют своим непосредственным руководителям сведения о документах и поручениях, стоящих на контроле. 8.3. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ И ДОКУМЕНТОВ 8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации. 8.3.2. Постановка документов на контроль и срок исполнения определяются на основании поручения руководства администрации города Рязани, содержания документа и практических возможностей его исполнения. Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции руководителя. Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню. 8.3.3. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции . 8.3.4. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, организацией и учреждением, давшим поручение. Если в процессе исполнения выясняется, что требуется более длительный срок, чем установлен первоначально, то не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнитель должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока. 8.3.5. Поручение должно быть исполнено ответственным исполнителем в установленный срок. Фактическим сроком исполнения документа считается дата подписания официального ответа заявителю и написания отчета об исполнении поручения в СЭД. 8.3.6. Функции и полномочия работников, осуществляющих контроль, описаны в Регламенте электронного документооборота в администрации города Рязани. 8.3.7. Управление делами аппарата администрации, работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в случае необходимости могут требовать от исполнителей дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения. 8.3.8. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны не позднее чем за 3 рабочих дня до наступления срока исполнения поручения напомнить соответствующему исполнителю о наступлении этого срока. При выявлении неисполненного в установленные сроки документа работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны незамедлительно информировать соответствующего руководителя структурного подразделения о факте нарушения исполнительской дисциплины. 8.3.9. Для обеспечения своевременного исполнения поручений, контролируемые документы, находящиеся у исполнителя, в случае его отсутствия, должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения на исполнение другому работнику с соответствующей отметкой в СЭД. 8.3.10. В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен направить докладную записку на имя руководителя администрации города Рязани по подчиненности и начальника управления делами с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утрате документов. Приложение N 1 к Инструкции ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. Включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в СЭД. Внутренние документы - документы, создаваемые в администрации города Рязани, адресатами которых являются руководство администрации города Рязани и руководство структурных подразделений. Внутренние документы используются работниками администрации города Рязани в управленческом процессе внутренней деятельности администрации города Рязани. Временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке. Гарантийное письмо - вид служебного письма, содержащий обязательство или подтверждение. В гарантийных письмах может гарантироваться оплата работы, услуг, качество и сроки выполнения работы, возврата и др. Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Деловое по почтовой связи. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документ - 1. Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2. Официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города Рязани. Документационное обеспечение , ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. Доступ к документу - возможность и условия получения и использования документа. Дублетный документ - один из экземпляров копии документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую значимость. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом администрации города Рязани или резолюцией . Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации города Рязани, с указанием сроков их хранения. Нормативный правовой акт - это акт, принятый в установленном порядке и устанавливающий правовые нормы , обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные таким актом. Объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию города Рязани и созданных ею за определенный период. Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в отдел муниципального архива управления делами аппарата администрации или уничтожения. Организационно-распорядительный документ переписка и др. Отметка об исполнении документа - проставление в СЭД фактической даты регистрационно-контрольной карточки документа. Отметка об исполнении поручения - оформление исполнителем отчета в СЭД и документа об исполнении поручения со "связкой" к регистрационно-контрольной карточке контрольного документа. Отметка о снятии поручения с контроля - проставление лицом, давшим поручение, или лицом, на которое возложен контроль , фактической даты исполнения поручения. Официальная переписка, служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан. Официальный документ, служебный документ - документ, созданный администрацией города Рязани, ее структурными подразделениями, должностным лицом, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов - обработка документов при поступлении в администрацию города Рязани. Плотность документопотока - количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа. Подписант - должностное лицо, подписывающее документ. Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения. Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах. Предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в администрацию города Рязани, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в СЭД. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа. Руководство администрации города Рязани - глава администрации города Рязани, первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата. Руководство структурных подразделений - руководители структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани. Служебная переписка - совокупность различных видов официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, организаций и граждан. Сопроводительное письмо - вид служебного письма, используемый для отправки документов. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом. Срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. Табель унифицированных форм документов - перечень установленных к применению унифицированных форм документов. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования. Телекс сети. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. Унифицированная форма документа, УФД - 1. Совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 2. Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. Управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду администрации города Рязани. Факсограмма , переданного по каналам факсимильной связи. Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. Шаблон бланка , представленный в электронной форме. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Электронное письмо - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. В администрации города Рязани электронный документ может быть двух видов: создаваемый в СЭД и полученный в результате оцифровки документа на бумажном носителе. Электронный документооборот - осуществление документооборота администрации города Рязани с использованием СЭД. Юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия. Приложение N 2 к Инструкции ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА Герб АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ Приложение N 3 к Инструкции ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПОСТАНОВЛЕНИЯ Герб АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ____ _________ 2015 г. N ____ Приложение N 4 к Инструкции ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ Герб АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ РАСПОРЯЖЕНИЕ ____ _________ 2015 г. N ____ Приложение N 5 к Инструкции ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РЕШЕНИЯ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ Герб АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ РЕШЕНИЕ коллегии администрации города Рязани ____ _________ 2015 г. N ____ Приложение N 6 к Инструкции ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ Герб АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ 390000, г. Рязань, ул. Радищева, 28 Телефон: 25-28-12 ОКПО 04040278, КПП 623401001 Факс: 21-62-61 ОГРН 1026201270260, ИНН 6227000292 E-mail: glava@admrzn.ru ___________ N _______________ На N ____________ от _____________ Приложение N 7 к Инструкции ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ПИСЕМ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ; СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, НАДЕЛЕННОГО ПРАВАМИ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА Герб 1 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ Наименование структурного подразделения индекс, адрес Телефон: 00-00-00 Факс: 00-00-00 E-mail: адрес эл. почты _____________ N ______________ На N __________ от ___________ Герб 2 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ
должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.