Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Администрации города Рязани от 28.08.2015 N 3960 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 августа 2015 г. № 3960
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Администрации города Рязани от 16.11.2015 № 5278)
В целях совершенствования работы по документированию управленческой деятельности администрации города Рязани, внедрения и применения единых правил оформления документов, руководствуясь статьями 39, 41 Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, администрация города Рязани постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 01.09.2015.
2. Первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, заместителю главы администрации, руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани ознакомить работников администрации города Рязани с Инструкцией в срок до 07.09.2015.
3. Работникам администрации города Рязани в работе с документами соблюдать требования Инструкции.
4. Признать утратившими силу:
- Постановление главы администрации города Рязани от 14.02.2008 № 918 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани";
- Постановление администрации города Рязани от 06.08.2009 № 5380 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани, утвержденную Постановлением главы администрации города Рязани от 14.02.2008 № 918";
- Постановление администрации города Рязани от 11.12.2009 № 8802 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани, утвержденную Постановлением главы администрации города Рязани от 14.02.2008 № 918";
- Постановление администрации города Рязани от 14.10.2010 № 4976 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани, утвержденную Постановлением главы администрации города Рязани от 14.02.2008 № 918".
5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава администрации
О.Е.БУЛЕКОВ
Утверждена
Постановлением
администрации города Рязани
от 28 августа 2015 г. № 3960
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Администрации города Рязани
от 16.11.2015 № 5278)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Рязани (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Рязани и ее структурных подразделениях и определяет основные направления повышения качества подготовки документов и совершенствования технологии работы с ними, применение автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления города Рязани и его структурных подразделений.
1.2. Инструкция разработана в соответствии со следующими документами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Устав муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области (далее - Устав города Рязани);
- Регламент администрации города Рязани, утвержденный Постановлением администрации города Рязани от 22.06.2011 № 2757 (далее - Регламент администрации города Рязани);
- Регламент электронного документооборота в администрации города Рязани, утвержденный распоряжением администрации города Рязани от 11.06.2014 № 1238-р (далее - Регламент электронного документооборота в администрации города Рязани).
При разработке Инструкции учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации:
- "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
- "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами на бумажных носителях и электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, оформление, учет и контроль исполнения, хранение документов.
Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информации, должны соответствовать Инструкции, а их особенности, выходящие за рамки Инструкции, определяться правовыми актами администрации города Рязани.
1.4. Инструкция предназначена для внедрения и использования в администрации города Рязани и ее структурных подразделениях:
- единых правил оформления и расположения реквизитов документов на основе нормативной базы по документационному обеспечению;
- новых информационных технологий подготовки документов и передачи содержащейся в них информации;
- делового стиля документов, соблюдения основных требований при составлении и унификации текстов документов;
- правил подготовки документов;
- правил проектирования бланков документов;
- правил учета, использования бланков, печатей;
- правил оформления документов, передаваемых по каналам электронной связи.
1.5. Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется Инструкцией, если иное не предусмотрено правовыми актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве администрации города Рязани: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи на архивное хранение.
1.7. Работники администрации города Рязани обязаны знать и выполнять требования Инструкции, проявлять ответственность за порядок работы с документами и надлежащую их сохранность.
1.8. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение основных требований, изложенных в Инструкции, в структурных подразделениях администрации города Рязани, структурных подразделениях аппарата администрации города Рязани (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
1.9. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в возглавляемом им структурном подразделении.
Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.10. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:
- осуществление с использованием информационной системы электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД) предварительного рассмотрения документов, поступающих на имя руководителя структурного подразделения, подготовки проектов поручений (резолюций) для руководителя структурного подразделения и осуществление регистрации поступающих письменных обращений граждан, устных обращений граждан на имя руководителя структурного подразделения; исходящих писем (корреспонденции) руководителя структурного подразделения; приказов и иных документов структурного подразделения согласно номенклатуре дел структурного подразделения;
- обеспечение информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя структурного подразделения;
- осуществление контроля за выполнением поручений руководителя структурного подразделения, в том числе с использованием СЭД;
- осуществление, согласно указанию руководителя структурного подразделения, своевременной подготовки проектов правовых актов администрации города Рязани, служебных писем, справок, отчетов и других документов;
- в 3-дневный срок с момента получения проектов документов, подготовленных в соответствии с установленными требованиями, осуществление их подписания у руководителя структурного подразделения;
- осуществление проверки и контроля качества подготовки, правильности составления, оформления и согласования документов, представленных на подпись руководителю структурного подразделения, в том числе проверку на наличие ошибок;
- осуществление своевременного изучения в СЭД отчетов исполнителей по выполнению поручений руководителя структурного подразделения, снятие их с контроля;
- осуществление оформления на отправку (конвертирование) и отправка документов, подписанных руководителем структурного подразделения, ведение соответствующей документации по отправке документов;
- информирование руководителя структурного подразделения о случаях и причинах нарушений сроков рассмотрения контрольных поручений;
- осуществление контроля за прохождением документов в структурном подразделении;
- осуществление справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов в структурном подразделении;
- осуществление своевременного списания в дело исполненных документов структурного подразделения с использованием СЭД;
- осуществление приема и передачи служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;
- осуществление проведения инструктажа вновь принятых в структурное подразделение работников по вопросам организации работы с документами, ознакомление работников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству;
- осуществление проведения экспертизы ценности документов, формирование в дела документов, законченных делопроизводством, подготовка их к сдаче на постоянное архивное хранение и уничтожение;
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
- в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и, при отсутствии правопреемника (родственного подразделения), передача их в отдел муниципального архива аппарата администрации, независимо от сроков хранения, с оформлением передачи по описям и номенклатуре дел структурного подразделения.
1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляется отделом по связям со средствами массовой информации администрации города Рязани.
1.12. Работники администрации города Рязани несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, утрату служебных документов, разглашение сведений конфиденциального характера или служебной информации, ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в соответствии с действующим законодательством.
При утрате документов руководитель подразделения обязан провести служебное расследование, о результатах которого должен проинформировать заместителя главы администрации, руководителя аппарата и управление делами аппарата администрации.
1.13. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.14. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности администрации города Рязани на основе единой организационно-методической базы и технической политики, применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Рязани и ее структурных подразделениях осуществляются управлением делами аппарата администрации (далее - управление делами).
1.15. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать и разъяснять ее положения предоставляется управлению делами.
1.16. Основные понятия, используемые в Инструкции, представлены в приложении № 1 к настоящей Инструкции.
1.17. Вся документация, подписываемая руководством администрации города Рязани, подлежит регистрации в управлении делами. Исключение составляет служебная переписка, подписываемая руководителями структурных подразделений на основании делегирования им главой администрации города Рязани отдельных полномочий. В данном случае служебная переписка подлежит регистрации в структурном подразделении, руководитель которого является подписантом.
2. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ
2.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
2.1.1. Деятельность администрации города Рязани обеспечивается системой официальных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документов определяется кругом управленческих функций, устанавливаемых законодательством Российской Федерации и Рязанской области, Уставом города Рязани, процессом разрешения вопросов, входящих в компетенцию администрации города Рязани.
2.1.2. В администрации города Рязани различают следующие виды документов:
- документы, поступающие от сторонних организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- правовые акты администрации города Рязани (постановления, распоряжения), создаваемые в процессе осуществления функций управления;
- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками администрации города Рязани в управленческом процессе (внутренние);
- обращения граждан;
- договоры, соглашения.
2.1.3. Глава администрации города Рязани принимает и подписывает документы в соответствии с полномочиями, определенными Уставом города Рязани.
Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата принимают и подписывают документы в соответствии с распределением должностных обязанностей, должностной инструкцией, на основании делегирования главой администрации города Рязани им отдельных полномочий и доверенностей, выданных главой администрации города Рязани.
Руководители структурных подразделений принимают и подписывают документы, издают приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям, в соответствии с положениями о возглавляемых структурных подразделениях, должностными инструкциями, на основании делегирования главой администрации города Рязани им отдельных полномочий, доверенностей, выданных главой администрации города Рязани.
2.1.4. В зависимости от вида документы могут издаваться либо на бланках, либо без их использования.
Бланки не используются для подготовки докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри администрации города, а также для документов, подготовленных совместно с другими организациями.
2.1.5. В администрации города Рязани установлены для применения следующие унифицированные формы (бланки) документов:
- общий бланк (используется для любого вида документа, кроме письма);
- бланк постановления;
- бланк распоряжения;
- бланк протокола;
- бланк письма администрации города Рязани;
- бланк письма структурного подразделения;
- бланки для оформления резолюций (поручений) руководства администрации города Рязани.
В администрации города Рязани бланки должностных лиц не используются.
2.1.6. Унифицированный бланк используется для подготовки именно того вида документа, для которого он предназначен. Общий бланк используется для подготовки документа, для которого нет утвержденной унифицированной формы.
2.1.7. Введение нового бланка в обращение осуществляется по согласованию с управлением делами.
2.1.8. Допускается изготовление бланков на копировально-множительных аппаратах по согласованию с управлением делами.
2.1.9. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться третьим лицам и сторонним организациям.
Образцы бланков документов администрации города Рязани приведены в приложениях № 2 - 9 к настоящей Инструкции.
2.2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Документирование управленческой деятельности администрации города Рязани, оформление служебных документов связано с их внутренними свойствами (юридической силой), выраженными в официальных реквизитах: бланк, дата, регистрационный номер, подпись, печать и др., которые оформляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства и Инструкцией.
2.2.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, а также других, разрабатываемых в администрации города Рязани, установлены форматы листа - А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений), формат А3 (297 x 420 мм) (например, градостроительная документация).
Документы (текст и остальные реквизиты документов) печатаются, как правило, в форматах ".doc", ".docx" шрифтом Times New Roman.
При подготовке документов рекомендуется применять шрифт № 14 через 1 - 1,5 междустрочный интервал за исключением постановлений и распоряжений администрации города Рязани, где текст документа печатается шрифтом № 12 через 1,5 междустрочный интервал.
При небольших объемах текста допускается увеличение междустрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата А5 междустрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт. Реквизит "Отметка об исполнителе документа" печатается шрифтом № 12 за исключением правовых актов администрации города Рязани, где "Отметка об исполнителе документа" печатается шрифтом № 10.
При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел, за исключением расшифровки подписи в правовых актах администрации города Рязани. При печати документов при разделении инициалов и фамилии рекомендуется использовать специальный знак "неразрывный пробел".
2.2.2. Документы, создаваемые в администрации города Рязани, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.2.3. При подготовке и оформлении документов (всех видов) на бланках могут использоваться следующие реквизиты:
- герб города Рязани;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию (администрацию города Рязани);
- идентификатор электронной копии документа.
Каждый лист документа, оформленный не на бланке, должен иметь поля не менее:
27 - 35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля:
27 - 35 мм - левое;
10 мм - правое;
3 - 5 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.2.4. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать Правила оформления реквизитов (приложение № 10).
2.3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ
ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ
2.3.1. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ
2.3.1.1. В деятельности администрации города Рязани создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения (коллегии администрации города Рязани), протоколы заседаний (коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных комиссий, рабочих групп, советов и штабов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах совещаний, заседаний.
2.3.1.2. Взаимные обязательства администрации города Рязани с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
2.3.1.3. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности администрации города Рязани создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
2.3.2. ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ
В соответствии с Уставом города Рязани глава администрации города Рязани в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения администрации города Рязани (далее - правовые акты).
2.3.2.1. В форме постановлений администрации города Рязани (далее - постановление) издаются правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Рязанской области.
2.3.2.2. В форме распоряжений администрации города Рязани (далее - распоряжение) издаются правовые акты по вопросам организации работы администрации города Рязани.
2.3.2.3. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений осуществляется структурными подразделениями в порядке, установленном Инструкцией.
2.3.2.4. Правила подготовки проектов правовых актов администрации города Рязани представлены в приложении № 11.
2.3.3. ПОЛОЖЕНИЯ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИИ, РЕГЛАМЕНТЫ
2.3.3.1. Положения, правила, инструкции, регламенты утверждаются, как правило, путем издания правовых актов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их утверждение в форме грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри администрации города Рязани.
2.3.4. ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ (СОВЕЩАНИЯ)
2.3.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных комиссий, рабочих групп, советов и штабов, совещаниях.
2.3.4.2. Правила оформления протоколов заседаний (совещаний) (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.) приведен в приложении № 12.
2.3.5. СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА
2.3.5.1. Служебные (деловые) письма администрации города Рязани подготавливаются исполнителями:
- как доклады о выполнении поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений;
- как исполнение поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города Рязани;
- как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Рязанской городской Думы;
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и граждан;
- как инициативные письма.
2.3.5.2. Правила оформления проектов служебных писем администрации города Рязани представлены в приложении № 13 к настоящей Инструкции.
2.3.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с типовыми сроками исполнения документов (приложение № 14) или поручением (резолюцией) руководства администрации города Рязани, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.3.5.4. Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях № 15 - 16.
2.3.6. ЗАПИСКА (АНАЛИТИЧЕСКАЯ, ДОКЛАДНАЯ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ)
2.3.6.1. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, объяснительной) записки:
- дата документа;
- регистрационный номер;
- адресат (должностное лицо администрации города Рязани);
- вид документа;
- наименование автора документа;
- подпись.