Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление Минпрома Рязанской области от 27.05.2015 N 05 "О создании межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области в исполнительных органах государственной власти Рязанской области"
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, ИННОВАЦИОННЫХ
И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 мая 2015 г. № 05
О СОЗДАНИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ В
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЯЗАНСКОЙ
ОБЛАСТИ
Во исполнение распоряжения Правительства Рязанской области от 10.02.2015 № 46-р и применения информационных технологий в управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Рязанской области постановляю:
1. Создать межведомственную систему электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области на основе существующего программного обеспечения системы электронного документооборота "Дело".
2. Министерству промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области принять по акту приема-передачи лицензии на рабочие места и опции системы электронного документооборота "Дело" от Правительства Рязанской области.
3. Утвердить Положение о межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области согласно приложению.
4. В срок до 01.07.2015 создать межведомственную рабочую группу по развитию межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Министр
М.В.ПРОНИН
Приложение
к Постановлению
министерства промышленности,
инновационных и информационных
технологий Рязанской области
"О создании межведомственной системы
электронного документооборота и
делопроизводства Рязанской области
в исполнительных органах государственной
власти Рязанской области"
от 27 мая 2015 г. № 05
ПОЛОЖЕНИЕ
О МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет назначение, основные требования к межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области в исполнительных органах государственной власти Рязанской области (далее - СЭДД), функции СЭДД, участников СЭДД и их роли в СЭДД.
1.2. СЭДД - программно-аппаратный комплекс для технического обеспечения процессов документирования и организации работы с документами.
1.3. В СЭДД обеспечена возможность взаимодействия с другими информационными системами.
1.3.1. Взаимодействие СЭДД с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия МЭДО с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными Распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 № 1403-р.
1.3.2. Взаимодействие СЭДД с другими информационными системами регламентируется техническими требованиями к эксплуатации правообладателя программного обеспечения СЭДД.
1.4. Владелец СЭДД - министерство промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области.
1.5. Оператор СЭДД - министерство промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области.
1.7. Программно-техническое обеспечение функционирования СЭДД осуществляется государственным казенным учреждением Рязанской области "Центр информационных технологий Рязанской области" (далее - обслуживающая организация).
1.8. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату и на хранение;
участники СЭДД - аппарат Правительства Рязанской области и центральные исполнительные органы государственной власти Рязанской области, подключенные к СЭДД;
обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
пользователи СЭДД - уполномоченные лица, которым предоставляется доступ в СЭДД на основании заявки от обладателей информации СЭДД.
1.9. К СЭДД предъявляются следующие требования по обеспечению:
1) технологической возможности использования СЭДД переменным числом участников СЭДД;
2) применения участниками СЭДД совместных технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и единых программно-технических средств СЭДД;
3) правомерного использования участниками СЭДД программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;
4) целостности и сохранности передаваемой информации;
5) направления и получения в форме электронного документа поручений и указаний в СЭДД;
6) направления и получения участниками СЭДД служебных документов в форме электронного документа в соответствии с требованиями регламента организации информационного взаимодействия исполнительных органов государственной власти Рязанской области с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области, иных правовых актов, регламентирующих порядок документооборота.
2. Все предложения по нормативным, правовым актам, регламентирующим порядок документооборота с использованием СЭДД, а также вопросы по развитию СЭДД и подключения других информационных систем выносятся на рассмотрение и согласование рабочей группы по развитию СЭДД.
2. Основные процессы делопроизводства,
реализуемые с использованием СЭДД
2.1. Процессы документационного обеспечения управления в СЭДД включают:
1) регистрацию документа в СЭДД путем создания регистрационной карточки с заполнением реквизитов;
2) перевод документов с бумагоносителя в электронный вид путем сканирования/потокового сканирования и помещения их в БД СЭДД;
3) определение места хранения документа в СЭДД и управление ими (далее - ввод документа);
4) доведение документа до пользователя СЭДД;
5) исполнение документа;
6) контроль исполнения документа;
7) поиск документов в СЭДД, в том числе полнотекстовый поиск по тексту прикрепленных файлов;
8) печать сведений о документах;
9) согласование проекта документа;
10) подписание проекта документа;
11) подготовку справочных материалов и статистических отчетов в СЭДД;
12) протоколирование действий пользователей СЭДД (контрольной информации), выполняемых в СЭДД и включающих действия пользователей СЭДД, а также действия, автоматически инициируемые самой СЭДД вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемых в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭДД;
13) прием и отправку документов по электронной почте;
14) передачу документа (отправку);
15) хранение и учет документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области, инструкциями по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Рязанской области;
16) контроль исполнительской дисциплины.
2.2. Процессы документационного обеспечения управления в СЭДД в зависимости от способа приема, передачи документов делятся на следующие группы:
1) обработка входящих, исходящих документов и писем граждан на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в СЭДД путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные средствами почтовой, электронной, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки);
2) обработка электронных документов, полученных или переданных при взаимодействии с системами, указанными в пункте 1.3;
3) обработка организационных, внутренних документов и правовых актов в СЭДД.
2.3. Процесс ввода документов в СЭДД включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе, которые выполняют пользователи СЭДД.
2.4. Процесс ввода документа обеспечивает средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭДД:
1) регистрировать документы независимо от формата файла - используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик без внесения каких-либо изменений в их содержание;
2) размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭДД.
2.5. Для реализации процессов согласования и подписания проектов документов СЭДД обеспечивает:
1) доведение проекта документа до пользователей СЭДД, являющихся согласующими и подписывающими;
2) использование средств электронной подписи, получивших подтверждение в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации.
2.6. Для реализации процессов контроля и исполнения документов СЭДД обеспечивает:
1) доведение документа до пользователей СЭДД, являющихся исполнителями по документу, с резолюцией, сроками исполнения, комментариями и поручениями по данному документу;
2) возможность осуществления контроля исполнения поручений и указаний, автоматического уведомления пользователей СЭДД о состоянии исполнения поручений;
3) создание статистических отчетов.
3. Программно-техническое обеспечение
функционирования СЭДД
3.1. Оператор СЭДД:
1) организует функционирование СЭДД;
2) организует работы по развитию СЭДД;
3) на основе предложений участников СЭДД формирует мероприятия по развитию СЭДД и выносит их на рассмотрение рабочей группы;
4) организует и контролирует деятельность обслуживающей организации;
3.2. Обслуживающая организация осуществляет:
1) ведение справочников СЭДД;
2) настройку параметров пользователей СЭДД;
3) настройку движения документов в соответствии с изменениями штатного расписания участников СЭДД;
5) консультирование пользователей СЭДД по вопросам эксплуатации в режиме "первая линия технической поддержки";
6) обучение пользователей СЭДД.
3.3. Участники СЭДД:
1) для осуществления информационного взаимодействия, обеспечения процессов документирования и организации работы с документами в СЭДД заключают соглашение с оператором СЭДД о ведении документооборота и делопроизводства с использованием СЭДД;
2) по согласованию с оператором СЭДД участники СЭДД самостоятельно приобретают дополнительные лицензии на рабочие места и опции СЭДД, с последующей их передачей оператору СЭДД;
3) обеспечивают работоспособность программно-технических и телекоммуникационных средств рабочего места СЭДД.
3.4. Пользователи СЭДД:
1) подают заявки в обслуживающую организацию по решению и устранению инцидентов при работе в СЭДД, на получение консультаций;
2) обеспечивают правомочную работу в СЭДД.
------------------------------------------------------------------